レッスン7：伝える技術——わかりやすく構造化する

このレッスンで学ぶこと

結論ファーストと PREP 法を使い分けられる
構造的に話す技法（ナンバリング・見出し化）を持つ
ピラミッドストラクチャーで書く発想を整理する
簡潔さの 3 つの工夫を身につける
図解（フロー・ツリー・マトリクス・ベン図）を使い分ける
音声と文書での伝え方の違いを理解する

前のレッスンでは、演繹・帰納と論理的誤りを扱いました。今回のレッスンでは、「伝える技術」を深く扱います。レッスン 4 で結論ファーストとピラミッドの基本を学びましたが、本レッスンではそれを応用して、会議・資料・メール・プレゼンといった具体的な場面で使う技術を整理します。

結論ファーストと PREP 法

PREP 法の構造

PREP 法（プレップほう）は、結論ファーストの代表的な型です。4 つの要素を順番に並べます。

要素	内容
P：Point（結論）	主張・結論を最初に提示
R：Reason（理由）	主張の理由を説明
E：Example（例）	具体的な例・データで裏付け
P：Point（結論再掲）	もう一度結論を強調

PREP の例

「リモートワークを週 2 日認めるべき」を PREP で：

P（結論）：リモートワークを週 2 日認めることを提案します
R（理由）：3 つの理由があります。1 つ目は社員の満足度向上、2 つ目は通勤時間の有効活用、3 つ目は採用競争力の強化です
E（例）：他社の事例では、リモート週 2 日を導入した A 社で、社員満足度調査が 15 ポイント上がりました。当社の社員アンケートでも、リモート希望者が 70% にのぼります
P（結論再掲）：以上から、リモートワーク週 2 日の導入をお願いしたいです

PREP は、5 分程度の口頭発表、メール、報告書のセクション、会議発言などに広く使えます。

PREP が向く場面・向かない場面

場面	向き
提案・依頼	◎
報告	◎
説明	○
物語・体験談	×
共感を求める場面	△
創造的な議論	△

💡 ポイント PREP は強力な型ですが、すべての場面で最適とは限りません。物語・体験談・共感の場面では、別の構造（時系列、感情の流れなど）が向きます。

構造的に話す技法

ナンバリング

「3 つあります。1 つ目は……、2 つ目は……、3 つ目は……」と数を先に示してから列挙する技法です。

効果：

聞き手が「3 つ聞く心の準備」をする
途中で混乱しない
聞き手が「あと 1 つ」と進捗を把握できる
全体像が見える

例：

「新規事業 A への投資理由は 3 つです。1 つ目は市場の魅力、2 つ目は自社との適合性、3 つ目は財務インパクトの許容性です。順に説明します」

見出し化

長い文章や資料では、見出しを付けて構造を可視化します。

1 段落 = 1 つの主張
見出しは「主張の要約」
見出しだけ追うと全体像がわかる

良い見出しの例：

×「市場について」
◎「市場規模は 1,000 億円で年 15% 成長」

見出しが「主張」になっていると、忙しい読者でも要点をつかめます。

接続詞で論理関係を明示

追加：また、さらに、加えて
理由：なぜなら、というのは、その理由は
逆接：しかし、ただし、一方で
結論：したがって、よって、つまり

接続詞で論理関係を明示すると、読み手が構造を追いやすくなります。ただし、多用しすぎると逆に読みにくくなるので、要所に絞って使います。

ピラミッドストラクチャーで書く

レッスン 4 で扱ったピラミッドストラクチャーを、実際の文書作成で使う方法を整理します。

文書の組み立て手順

書くテーマを決める
主張（結論）を 1 文で書く
主張を支える根拠を 3 つ並べる
各根拠を裏付ける事実・データ・例を集める
ピラミッドを上から下へ書き下ろす

文書での見え方

（タイトル）：リモートワーク週 2 日の導入提案
（リード）：リモートワーク週 2 日の導入を提案します。理由は 3 つあります。

（見出し 1）：社員満足度の向上
本文…

（見出し 2）：通勤時間の有効活用
本文…

（見出し 3）：採用競争力の強化
本文…

（まとめ）：以上の 3 点から、リモートワーク週 2 日の導入をお願いします。

リードで全体の主張と構造を示し、各見出しで根拠を展開、最後にまとめる。これがピラミッドの文書化です。

1 段落 = 1 つの主張

長い段落の中に複数の主張が混ざると、読み手が追いにくくなります。1 段落で 1 つの主張を扱い、必要なら段落を分けるのが鉄則です。

📝 補足 段落の冒頭にトピックセンテンス（その段落で言いたい 1 文）を置くと、忙しい読み手は段落の冒頭だけ追えば全体像がわかります。

簡潔さの 3 つの工夫

伝わる文章・話し方には、簡潔さが欠かせません。3 つの工夫を整理します。

工夫 1：不要な前置きを削る

業務文書でよく見る不要な前置き：

×「お疲れ様です。本日はお忙しいところ恐縮ですが、ご相談がありまして、というのも先週から……」
◎「ご相談があります。新規事業 A への投資の判断についてです」

「お疲れ様です」「お忙しいところ」のような社交辞令は、メールの冒頭 1 行に収め、本文では用件に入ります。

工夫 2：抽象と具体のセット

抽象的な言葉だけでは伝わりません。具体例をセットで提示します。

×「市場が魅力的です」
◎「市場が魅力的です。具体的には、市場規模 1,000 億円、年 15% 成長、競合 2 社のみです」

抽象（市場が魅力的）と具体（数字）をセットにすると、聞き手が納得しやすくなります。

工夫 3：一文一意

1 つの文に複数の意味を詰め込まないことです。

×「市場規模が 1,000 億円で、当社のシェアは 10% を目指して、財務インパクトは 3 年で回収できる見込みで、リスクも限定的です」
◎「市場規模は 1,000 億円です。当社のシェア目標は 10% です。財務インパクトは 3 年で回収できる見込みです。リスクは限定的です」

一文一意にすると、読み手の負担が減ります。冗長に見えるかもしれませんが、伝わりやすさは大きく上がります。

⚠️ 注意 簡潔さは「短さ」ではありません。「無駄を削った正確さ」です。短くしすぎて意味が伝わらないのは、簡潔ではなく不十分です。

図解の使い分け

文章だけでは伝わりにくい構造は、図で示します。主要な図解の種類と使い分けを整理します。

フローチャート

順序や流れを示す図です。プロセス・手順・分岐の説明に向きます。

向く例：業務フロー、判断ルール、手続きの流れ

ツリー（ロジックツリー、組織図など）

階層構造を示す図です。分解、構成、組織を示すのに向きます。

向く例：ロジックツリー、組織図、製品カテゴリ

マトリクス

2 軸での分類を示す図です。比較、優先順位付け、ポートフォリオ分析に向きます。

向く例：「重要度 × 緊急度」マトリクス、「コスト × 効果」、「リスク × 影響」

ベン図

要素の集合と重複を示す図です。共通点・相違点の整理に向きます。

向く例：「自社の強み」と「市場ニーズ」の重なり、「3 社の共通領域と独自領域」

棒グラフ・折れ線グラフ

数量の比較や時系列変化を示す図です。

棒グラフ：カテゴリ別の数量比較
折れ線グラフ：時系列の変化

円グラフ

構成比を示す図ですが、近い数値の比較に弱いので注意。3〜5 項目程度に絞るのが推奨です。

図解を使うかどうかの判断基準

場面	図解が向く
関係構造の説明	◎
順序・流れの説明	◎
数量比較	○
単純な事実列挙	×
感情の表現	×

「図解があるほうが必ず良い」ではなく、「文章だけでは伝わりにくいときに使う」のが基本です。

💡 ポイント 図解の目的は「読み手の理解を助ける」ことです。装飾や見栄えのために図解を入れると、かえって本筋を弱めます。

音声と文書の違い

伝える技術は、媒体によって工夫が変わります。

音声（会議発言、プレゼン、電話）の特徴

戻れない（聞き直しできない）
ゆっくり進む
表情・声のトーンが情報を伝える
集中力が続く時間が短い

音声では、

結論を先に、何度も繰り返す
ナンバリングを強く使う
1 文を短く
専門用語を控える
「重要なのは……」「ポイントは……」と明示する

文書（メール、報告書、資料）の特徴

戻れる（読み返せる）
自分のペースで読める
表情・声のトーンがない
一度に複数の情報を提示できる

文書では、

見出しで構造化
段落で 1 主張
図表で関係を示す
詳細は読みたい人だけが追える形に
検索可能にする（重要キーワードを散らす）

📝 補足 同じ内容でも、音声と文書で表現を変えるのが現代の業務リテラシーです。「音声で話したことをそのまま文書化」「文書をそのまま読み上げる」は、両方とも伝わりにくくなります。

講師の現場メモ：「『あ、これは PREP だ』と気づいた瞬間」

私（中野）が外資系コンサルにいた頃、新人時代の話です。配属 1 年目の冬、初めて大きな提案会議でプレゼンする機会を得ました。私は前夜、原稿を 10 回読み直して、暗記するつもりで準備しました。

当日、私はスライドを使いながら、ナンバリングを使って整然と説明していきました。「3 つあります。1 つ目は……、2 つ目は……、3 つ目は……」。質疑応答も「結論から申し上げますと……、理由は 3 つあり……」と答えました。

会議が終わってマネジャーが言いました。

「中野さん、今日のプレゼン、PREP がきれいに使えていたね」

私はその瞬間、「あ、これは PREP だったんだ」と気づきました。何度も練習しているうちに、無意識に PREP の構造で話していたのです。「結論ファースト」「理由 3 つ」「具体例」「結論再掲」が、口から自然に出るようになっていました。

その後の私のプレゼンは、毎回 PREP で組み立てるようになりました。3 か月後には、原稿を読まずに 30 分のプレゼンができるようになりました。型が体に染み込んだからです。

「型は不自由」と思っていたのに、実際は「型が自由を生む」ものだと痛感しました。型を覚えてから、応用できるようになる。型を覚えずに「自由に話そう」とすると、話があちこちに飛びます。本コースで PREP やピラミッドを丁寧に扱うのは、型を体に染み込ませてほしいからです。

最初は「型に縛られている」と感じても、しばらく続けると、型が「考えと話を支える地図」になります。地図を持っていれば、迷子になりません。

まとめ

このレッスンでは、以下のことを学びました。

PREP 法：Point（結論）→ Reason（理由）→ Example（例）→ Point（結論再掲）の 4 要素
PREP は提案・依頼・報告・説明に向き、物語・体験談・共感には別の構造が向く
ナンバリングで列挙を構造化、見出し化で全体像を可視化
接続詞で論理関係を明示（多用しすぎない）
ピラミッドの文書化：リードで主張、見出しで根拠、本文で事実
1 段落 = 1 主張の原則
簡潔さの 3 つの工夫：不要な前置きを削る、抽象と具体のセット、一文一意
図解の使い分け：フロー（順序）、ツリー（階層）、マトリクス（2 軸分類）、ベン図（重複）
図解は「文章だけでは伝わりにくいときに使う」が基本
音声と文書では伝え方を変える：音声は結論を繰り返し、ナンバリング強く、1 文短く。文書は見出しと段落、図表、詳細階層
型は「不自由」ではなく「自由を生む地図」

次のレッスンでは、業務での実践（会議・資料・報告・メール）と、ロジカルシンキングが効かない場面、AI 時代の位置づけ、修了後の学習方向を案内します。

確認クイズ

このレッスンの理解度をチェックしましょう。