レッスン4：経費計上の作法——何を経費にできるか、家事按分、減価償却

このレッスンで学ぶこと

「経費にできるもの／できないもの」の判断軸を持つ
家事按分の発想（家賃・水道光熱費・通信費・自動車費用）を身につける
減価償却の基本と少額減価償却資産の特例（30 万円未満）を理解する
レシート・領収書の保存と電子帳簿保存法の関係を整理する
税務調査の発想（証憑と説明責任）を把握する
「節税」と「脱税」の境界を明確にする

前回のレッスンでは、帳簿付けの基本と会計ソフトの活用を扱いました。本レッスンは、独立後の日常で最も判断に迷う領域——「これは経費になりますか？」のテーマです。「経費に入れて節税したい」気持ちと、「税務署に否認されるリスク」のあいだで揺れる方が多い領域です。本レッスンでは、判断軸を整理しながら、「合法的に経費を取る」「グレーゾーンに手を出さない」発想を一緒に身につけていきます。

経費の定義

所得税法における経費（必要経費）の定義は、概ね次のとおりです。

事業所得を生ずべき業務について生じた費用のうち、その事業の収入を得るために直接要した費用、およびその年における販売費・一般管理費・その他これらの業務について生じた費用。

ポイントは「事業のために」「直接要した」の 2 つです。事業と関係ない出費、事業に間接的・遠回りに関わるだけの出費は、経費になりません。

判断軸

「経費になるか」を判断する基本軸は、次の 3 つです。

事業との関連性：その出費は、自分の事業の収入を得るために直接的に必要だったか
業務との連動：日付・目的・相手先が、業務と整合的に説明できるか
証憑（しょうひょう）の存在：領収書・請求書・契約書などで、出費の事実と内容が証明できるか

3 つすべてを満たす出費が「経費」になります。1 つでも欠けると、税務調査でグレーになる可能性があります。

💡 ポイント 「事業との関連性」「業務との連動」「証憑の存在」の 3 つが、経費判断の三本柱です。「節税のために」ではなく、「事業のために」が出発点です。

経費にできるもの・できないもの

具体的なケースで整理します。

経費にできる典型例

事業所家賃（自宅兼事務所の場合は家事按分）
水道光熱費（自宅兼事務所の場合は家事按分）
通信費（業務用の携帯・インターネット）
旅費交通費（業務目的の出張、顧客訪問、移動）
消耗品費（10 万円未満の備品、コピー用紙、文具）
広告宣伝費（業務の広告、Web 広告、印刷物）
会議費・接待交際費（業務目的の食事、贈答）
外注費（業務委託費、業務協力費）
租税公課（事業税、印紙代、自動車税の事業使用分など）
減価償却費（10 万円以上の備品の取得価額）
書籍・新聞（業務に関連する書籍、業界紙）
研修費・セミナー費（業務スキルの向上に直結するもの）
支払手数料（振込手数料、決済手数料）

経費にできない典型例

本人の生活費（食費、衣服、医療費など、業務と関係ない出費）
本人の所得税・住民税（事業税は経費になるが、所得税・住民税は経費にならない）
本人の国民健康保険・国民年金（経費ではなく所得控除の対象）
本人の小遣い（生活費）
家族との食事（業務と関係ない場合）
業務目的を装った娯楽費（業務と関係ないレジャー、旅行）
本人の医療費（経費ではなく医療費控除の対象）

グレーゾーン（要判断）

業務と私用が混在するスマートフォン（家事按分が必要）
業務と私用が混在する自動車（家事按分が必要）
取引先との会食（業務目的が明確なら経費、純粋な親交目的なら経費にならない）
業務スーツ・業務用衣服（業務と私用の境界が曖昧、原則として経費否認の傾向）
業務目的の出張に伴う観光（業務部分のみ経費）

グレーゾーンの取り扱いに迷ったら、「税務調査で説明できるか」を基準に判断します。

家事按分の発想

「家事按分」は、業務用と私用が混在する出費を、業務分のみ経費にする発想です。

家事按分が必要な典型例

出費	按分基準の例
家賃（自宅兼事務所）	業務に使用する面積 ÷ 自宅全体面積
水道光熱費	業務時間 ÷ 24 時間、または家賃と同じ割合
通信費（インターネット）	業務使用時間 ÷ 総使用時間
携帯電話料金	業務使用時間 ÷ 総使用時間
自動車費用（ガソリン、車検、保険）	業務走行距離 ÷ 総走行距離
自動車本体（減価償却）	業務走行距離 ÷ 総走行距離

按分の根拠を残す

家事按分の比率は、自分で決めることができます。ただし「税務調査で説明できる根拠」が必要です。

面積按分：間取り図、業務用デスクの位置、業務時間
時間按分：1 日の業務時間、業務カレンダー、メールやチャットの利用記録
距離按分：業務用 ETC 履歴、移動記録、業務メモ

「家賃の 30% を経費に」というだけでは、税務調査で根拠を示せません。「業務専用部屋が 6 畳、自宅全体が 60 平方メートル、業務専用部屋の面積比は 16%。共用部分の 30% も業務使用と判断して、合計 25% を按分」のように、計算ロジックを残します。

💡 ポイント 家事按分は「自分で決める」ものですが、根拠が説明できる比率にします。書類で残せない比率は、税務調査で否認されるリスクがあります。

家事按分の代表的な比率

明確な「正解の比率」はありませんが、業界での目安は次のとおりです。

家賃・水道光熱費：自宅兼事務所で 20% 〜 40% 程度（業務専用部屋の有無で変動）
通信費（業務専用契約なし）：50% 〜 70% 程度
携帯電話料金（プライベートと業務兼用）：50% 〜 70% 程度
自動車費用（業務兼用）：30% 〜 60% 程度

「業界の目安」を基準に、自分の事業の実態に合わせて調整します。極端に高い比率（自宅兼事務所で 80% 経費など）は、税務調査で疑問符が付くケースが多いです。

減価償却

10 万円以上の備品（パソコン、カメラ、自動車、応接セットなど）は、購入年に全額を経費にできず、耐用年数にわたって分割して経費計上します。これが減価償却です。

減価償却の基本

対象：10 万円以上の固定資産
耐用年数：国税庁が定める「減価償却資産の耐用年数等に関する省令」で資産ごとに定められている
計算方法：定額法（毎年同額を計上）と定率法（最初は多く、徐々に減らす）

よく使う耐用年数

資産	耐用年数
パソコン（4 年）	4 年
スマートフォン	10 年（携帯電話）
ソフトウェア（業務用）	5 年（複写販売以外）
自動車（普通車）	6 年
自動車（小型・軽自動車）	4 年
自転車	2 年
応接セット	8 年
カメラ	5 年

例：パソコンを 12 万円で購入

耐用年数：4 年
定額法での計算：12 万円 ÷ 4 年 = 3 万円／年
4 年間にわたって、毎年 3 万円を経費（減価償却費）に

少額減価償却資産の特例（30 万円未満）

青色申告者には、10 万円以上 30 万円未満の備品を、購入年に一括で経費にできる特例があります（年間 300 万円まで）。

例：20 万円のパソコンを購入 → 20 万円を購入年に全額経費にできる
要件：青色申告者、年間 300 万円まで、決算書に明細書を添付

これは青色申告の大きな魅力の 1 つです。少額減価償却資産の特例を使うかどうかは、その年の所得・税率と相談して判断します。

10 万円未満の備品

10 万円未満の備品は、購入年に全額経費（消耗品費など）にします。減価償却の対象外です。

💡 ポイント 「10 万円未満は消耗品費」「10 万円以上 30 万円未満は少額減価償却資産の特例で一括経費（青色のみ）」「30 万円以上は減価償却」のリズムを覚えれば、ほとんどの備品購入で対応できます。

レシート・領収書の保存

経費の根拠となるのが、レシート・領収書・請求書などの証憑（しょうひょう）です。

必須項目

項目	内容
取引日	出費の日付
取引先	支払先（店舗名、企業名）
金額	税込／税抜の表示
取引内容	何を購入・利用したか
（適格請求書の場合）登録番号	インボイス対応の請求書

レシートが薄れて読めなくなりやすい店舗の場合は、写真撮影で保存するなどの工夫を。

電子取引データの電子保存（電帳法）

前回のレッスン 3 で扱ったとおり、電子で受け取った請求書・領収書は電子データのまま保存するのが、2024 年 1 月 1 日からのルールです（電子帳簿保存法）。

メール添付 PDF の請求書 → メール＋ PDF を電子保存
クラウド請求書（クラウドサインなど） → ダウンロードして電子保存
アマゾン・楽天の領収書 → 注文履歴をダウンロード or スクリーンショット保存

会計ソフトの「証憑保存機能」を使うと、これらを一元管理できます。

紙の保存

紙の領収書は、原則として紙のまま保存します。スキャナ保存制度（スキャンしてデータで保存）も選択できますが、要件が複雑なため、フリーランス規模では紙のまま保存することが多いです。

税務調査の発想

「税務調査が入ったら……」は、フリーランスにとって不安要素の 1 つです。実際の調査の発想を共有しておきます。

税務調査の現実

個人事業主の税務調査は、売上規模・取引内容・申告内容の整合性などから対象が選ばれます
売上 1,000 万円以下の小規模な個人事業主への調査は、頻度としては高くない一方で、ゼロではありません
調査の事前通知が来てから、実際の調査までは数日〜数週間の準備期間があります

調査で確認されること

帳簿と証憑の整合性
売上の漏れがないか
経費の正当性（事業との関連性、家事按分の根拠）
消費税の取り扱い
源泉徴収の有無

調査に備える日常の習慣

領収書を 7 年保管
家事按分の根拠を文書で残す
不明な取引にはメモを残す（後から「これは何だったか」を思い出せるように）
大きな支出はその場で事業との関連性を考える

💡 ポイント 税務調査が来てから対応するのではなく、日常から「説明できる帳簿」を作るのが基本です。会計ソフトに証憑のリンクや業務メモを残しておくと、調査時に説明がスムーズです。

節税と脱税の境界

経費の話で必ず触れておきたいのが、節税と脱税の境界です。

節税（合法）

制度を正しく理解して、合法的に税負担を減らす
例：青色申告 65 万円控除、家事按分、減価償却、所得控除、税額控除の活用
例：少額減価償却資産の特例の活用、専従者給与の活用

脱税（違法）

売上を意図的に除外する（売上の隠蔽）
架空の経費を計上する（経費の水増し）
領収書を捏造する
二重帳簿（白帳簿と裏帳簿）の作成

「経費を多めに入れる」のうち、事業と関連のない出費を経費に入れることは、脱税にあたります。「これくらいいいだろう」が積み重なると、税務調査で大きな追徴になる可能性があります。

💡 ポイント 節税は「制度を理解して使う」、脱税は「事実を歪める」。両者の境界はとても明確で、「グレーゾーンを攻める」発想は危険です。本コースの立場は、節税の制度を最大限に活用する一方で、脱税には絶対に手を出さないです。

講師の現場メモ

中堅税理士法人時代に、フリーランスの方の税務調査に同席した経験があります。30 代の Web デザイナーの方で、独立 5 年目、売上 800 万円程度。きっかけは、所得と生活スタイルの不一致——SNS で目立つ生活ぶりだったのが、税務署に「申告所得との整合性」を疑問視された可能性がありました。

調査では、3 つの論点が問われました。第 1 に、自宅兼事務所の家事按分（家賃の 70% を経費にしていた点）。第 2 に、業務目的の海外出張中の私的観光部分の取り扱い。第 3 に、私用と業務用が混在するスマートフォン料金の按分根拠。

第 1 の家賃 70% は、調査で 40% に減額されました。「業務専用部屋が 1 室」「自宅全体は 3LDK」「共用部分の業務使用は説明できる範囲で 20%」という再計算の結果です。第 2 の海外出張は、業務部分（取引先訪問、業務商談、業務リサーチ）と私的観光部分を時間ベースで按分し、業務分のみ経費に。第 3 のスマートフォンは、業務関連の通話・メール記録を提示して 50% の按分が認められました。

最終的に、追徴税額は数十万円。重加算税までは課されませんでしたが、加算税と延滞税で本来の納税額より上乗せされました。彼は、「家事按分の根拠をきちんと持っていなかった」と反省されていました。

このご経験から、私は顧問先のフリーランスの方々に必ずお伝えしています——「家事按分は、自分で決められる」「ただし、根拠が説明できる比率にする」「『なんとなく 70%』では、調査で必ず減額される」。

経費は「グレーを攻める」発想ではなく、「制度を正しく使う」「業務との関連性を明確にする」「根拠を残す」発想で組み立ててください。それが、長期的に安心できるフリーランス経営の土台です。

まとめ

経費の判断軸 3 つ：事業との関連性、業務との連動、証憑の存在
経費にできないもの：本人の生活費、所得税・住民税、本人の社会保険料、本人の医療費、業務と無関係な出費
家事按分：業務用と私用が混在する出費の按分。家賃・水道光熱費・通信費・自動車費用が代表例。根拠を残すのが鉄則
減価償却：10 万円以上の備品は耐用年数で分割。青色申告者は少額減価償却資産の特例（30 万円未満を一括経費、年間 300 万円まで）が使える
電子帳簿保存法：電子で受け取った請求書・領収書は電子データのまま保存
税務調査：日常から「説明できる帳簿」を作るのが基本
節税と脱税：節税は制度を理解して使う、脱税は事実を歪める。境界は明確、グレーゾーンは攻めない

次のレッスンでは、インボイス制度と消費税を扱います。消費税の仕組み、課税事業者と免税事業者の判断、適格請求書発行事業者の登録、2 割特例の経過措置、簡易課税制度、取引先との交渉まで、フリーランスの最大の判断ポイントを学びます。

確認クイズ

このレッスンの理解度をチェックする 6 問です。