レッスン2：企画・RFI/RFP 発行

このレッスンで学ぶこと

企画書の 4 要素（背景・目的・スコープ・成功基準）を持てる
RFI と RFP の使い分けを俯瞰できる
RFP テンプレ 8 項目を組み立てられる
複数ベンダーコンペの運営の型を持ち帰れる

前レッスンでは SaaS 導入プロジェクトの全体像を扱いました。本レッスンでは、SaaS 導入プロジェクトの入口である企画・RFI/RFP 発行を扱います。ここで手を抜くと、選定後のプロジェクト全体が迷走します。買い手 PM の武器は「粒度の細かい RFP」であり、粒度の細かさが返ってくる提案の質を決めます。

企画書の 4 要素

RFI/RFP の前に、まず社内向けの企画書を作ります。企画書は上位承認と関係部署の巻き込みのための起点となります。

要素 1：背景

現在の業務課題（数字で示す：処理件数・エラー率・処理時間）
既存ツールの限界（機能不足・保守終了・拡張困難）
SaaS 導入の必要性（内製 or 従来型パッケージ vs SaaS の比較）

要素 2：目的

導入で解決したい課題（3〜5 個に絞る）
想定効果（コスト削減・生産性向上・顧客体験改善）
上位経営目標との整合（中期経営計画・KPI との紐付け）

要素 3：スコープ

対象部門・対象業務・対象人数
対象データ範囲
段階導入の場合はフェーズ分け

要素 4：成功基準

導入後 3 か月・6 か月・12 か月の到達基準
定量指標（利用率・処理時間・エラー率）
定性指標（ユーザー満足度・現場からのフィードバック）

企画書は「概算予算とスケジュール」まで含めて、10〜15 ページ程度でまとめます。上位承認を得た後、この企画書が RFI/RFP の元ネタとなります。

RFI と RFP の使い分け

RFI と RFP は目的が違います。

RFI（Request for Information：情報提供依頼書）

目的：市場の情報を集める
タイミング：企画段階〜選定初期
対象ベンダー：5〜 10 社
依頼内容：会社概要・製品概要・機能一覧・価格帯・導入実績
期間：発行から回答期限まで 2〜 3 週間

RFI は「市場調査」の性格が強く、選定を絞り込む前の情報収集に使います。

RFP（Request for Proposal：提案依頼書）

目的：具体的な提案を依頼する
タイミング：選定中盤〜終盤
対象ベンダー：2〜 5 社（RFI で絞り込んだ候補）
依頼内容：機能要件への回答・提案書・見積書・体制・スケジュール
期間：発行から回答期限まで 4〜 6 週間

RFP は「本命候補への提案要請」の性格が強く、比較評価と契約交渉に直結します。

RFI/RFP を発行しない選択肢

小規模導入や既存の指名ベンダーが明確な場合、RFI/RFP を発行せず、1〜 2 社に直接見積もりを依頼するケースもあります。ただし、社内の予算承認プロセスや監査対応の観点から、10 名以上の全社展開型 SaaS では複数社比較を経ることが標準です。

RFP テンプレ 8 項目

RFP の標準構成は次の 8 項目です。

項目 1：概要

発注企業の会社概要
プロジェクトの背景と目的
導入予定スケジュール

項目 2：機能要件

必須機能一覧（Must）
望ましい機能一覧（Should）
将来的な要望（Nice to Have）

各機能について、ベンダー側で「標準対応 / カスタマイズ対応 / 対応不可」の 3 段階で回答してもらう形式が実務標準です。

項目 3：非機能要件

パフォーマンス（同時利用ユーザー数・レスポンス時間・スループット）
セキュリティ（暗号化・アクセス制御・監査ログ）
可用性（SLA・障害時対応・データバックアップ）
拡張性（API・iPaaS 対応・エクスポート機能）
コンプライアンス（改正個情法・GDPR・業界規制）

項目 4：提案手順

提案書の項目立て
補足資料（画面キャプチャ・デモ動画・導入事例）
プレゼン日程（RFP 発行 3〜 4 週間後にプレゼン設定が一般的）

項目 5：評価基準

機能適合度（40 %）
コスト（30 %）
導入・運用体制（15 %）
セキュリティ・コンプライアンス（10 %）
導入実績（5 %）

比重は会社ごとに調整しますが、事前に評価基準を明示することで、ベンダー側が提案の力点を理解できます。

項目 6：スケジュール

RFP 発行日
質問受付期間
回答期限
プレゼン日程
選定結果通知
契約締結目標日

項目 7：契約条件

契約期間の希望
支払条件
秘密保持義務
反社会的勢力排除条項

項目 8：回答様式

提出形式（PDF・Excel テンプレート）
提出方法（メール・共有ストレージ）
提出先窓口

RFP は「50〜 100 ページ規模」になることもあります。ボリュームが増えるほど、選定作業と回答比較の工数が増えるため、必要十分な粒度を意識します。

複数ベンダーコンペの運営

RFP を複数ベンダーに発行した後、コンペ運営が始まります。

コンペ運営の 5 ステップ

Step 1：RFP 発行と発行時説明会（オンラインで 60 分程度、質疑応答含む）
Step 2：質問受付期間（1〜 2 週間、全社共通の Q&A シートで管理し、質問と回答は全ベンダーに公開）
Step 3：回答期限（RFP 発行から 4〜 6 週間）
Step 4：一次評価（提案書と見積書の書面評価、評価シートで点数化）
Step 5：プレゼン・PoC・二次評価と決定

評価シートの作り方

RFP の評価基準に沿った点数項目を作る
複数の評価者（IT・業務・法務）が別々に採点
採点結果を集計し、コメント欄で理由を残す
上位 2〜 3 社を PoC 対象とする

質問受付の運営

質問と回答は全ベンダーに公開する（「Ben 社の質問への回答」を A・B・C 社全員が見られる）
ベンダー間の情報格差を防ぎ、公平な選定を実現する
質問への回答は、担当者の主観ではなく「公式回答」として社内で調整する

📝 補足 質問受付を非公開で個別対応すると、あるベンダーだけに追加情報が渡ってしまい、公平性が損なわれます。監査対応の観点でも問題になるため、Q&A は必ず全社公開が原則です。

次のステップ

本レッスンでは企画・RFI/RFP 発行と複数ベンダーコンペの運営を扱いました。次のレッスンでは、RFP 選考の中で最も重要な PoC（Proof of Concept）の設計と実施を扱い、「動くか」ではなく「使えるか」の目線で検証する型を組み立てます。

確認クイズ

このレッスンで学んだ内容を確認しましょう。